AVG, complex terrein voor scholen

door Walter Eijndhoven

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een complexe Europese verordening, die belangrijke bepalingen bevat over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Sinds 25 mei 2018 moeten ook scholen deze AVG naleven. Ook voor Stichting Delta, bestaande uit tien basisscholen in De Bilt is de AVG een complex probleem.

Om het voor haar leerkrachten iets eenvoudiger te maken, geeft de Stichting Delta tips vanuit Kennisnet (ondersteunt scholen met ICT) hoe om te gaan met de regels van de AVG. De belangrijkste tip is: 'gebruik je gezonde verstand'. Een leerkracht komt iedere dag in aanraking met persoonsgegevens. Kennisnet geeft aan hoe daar veilig mee om te gaan en geeft enkele voorbeelden, zoals afsluiten van de computer, hierop aanspreken van de collegae, niet klakkeloos iets aanklikken en 'Niet mailen, maar delen' (verstuur niet alle dossiers per mail, maar deel bestanden met elkaar via (office)-pakketten).

Foto's
Ook voor foto's van leerlingen gelden strenge regels. Scholen, maar ook de media, maken bij allerlei gelegenheden foto's van leerlingen. Via kennisnet worden leerkrachten geattendeerd wat zij wel/ niet mogen om foto's te publiceren op de website van de school of via social media. Om de privacy te waarborgen, gelden strenge regels.

Volgens de AVG is een foto, waarop een leerling herkenbaar in beeld is, een persoonsgegeven. Via een foto kunnen derden, in sommige gevallen, zelfs afleiden wat iemands ras, etniciteit of geloof is. Daarom spreekt de AVG zelfs van bijzondere persoonsgegevens. Daarom moet altijd expliciete toestemming worden gevraagd aan de leerling, wanneer je op school foto's van leerlingen wilt gebruiken, of aan de ouders als deze leerling nog geen 16 jaar is. Voor toestemming moet een toestemmingsformulier worden gebruikt. Laat ouders ook weten waar de foto wordt gepubliceerd (op de website, nieuwsbrief, social media). Als ouders geen toestemming geven, mag de foto niet worden gepubliceerd.

Toestemming
Ouders mogen elk moment hun toestemming intrekken. Op dat moment mogen foto's van hun kind(-eren) niet meer worden gepubliceerd. De school is alleen verantwoordelijk voor foto's die zijzelf, of in opdracht, laat maken. Zij is niet verantwoordelijk voor een journalist, die foto's maakt op het schoolplein. Een journalist heeft eigen journalistieke regels, als het gaat om het publiceren van foto's. Houd dus kinderen uit de buurt van een fotograaf/ journalist of laat hem/haar weten dat de ouders hun kind niet op de foto willen hebben.

Bij het verzamelen van de groepsfoto's van groep 8 kreeg de redactie ook duidelijke signalen daarover: 'De ouders is gevraagd toestemming te geven voor deze foto. Nog niet van iedereen heb ik antwoord' of 'Over de te maken groepsfoto voor in de krant, zal ik eerst toestemming moeten krijgen van de ouders, zodra ik dat heb neem ik contact op'. Uiteindelijk hebben alle scholen een foto kunnen insturen, maar daaraan was aanmerkelijk meer tijd en werk verbonden. Ook bij andere evenementen, waar (basis-)scholieren direct of indirect bij betrokken zijn is plaatsing van welke foto dan ook aan een aantal toestemmingsvoorwaarden gebonden.